40歳のときに奥さんが倒れ、その日以来ノー残業デーが続いています。
佐々木さんが課長のとき、佐々木さんの計画づくりについて部下にも教えたところ部下の月平均残業時間が60時間から10時間に減ったそうです。
【本日の紹介図書】
『ＴＨＥ２１』 ２０１０年１月号
総力特集：一流の「行動計画」術vs.二流の「行動計画」術
ＰＨＰ研究所 550円
その秘訣は、計画を立てる前に手抜きする仕事を探すことにあるそうです。
具体的には業務を重要度に応じて５段階に分けます。
段階ごとにゴールとする完成度を定めていきます。
重要度の一番低いものは「やらない」、二番目に低いものは「２割ぐらいにとどめる」というように決めていくそうです。
それぞれの仕事についてどれくらい時間がかかるか見積もり、重要度に応じ達成率を乗じていきます。
重要度の高い仕事は１００％達成をめざします。
その結果、残業時間を激減させることができるそうです。
佐々木さんはこの方法を若いうちから実践すれば当然上司から目をつけられると言います。それでも成果を出すことができるので高い評価を得ることができるのだそうです。
反対に重要度の低い仕事を率先して行う若い職員は当然上司からかわいがられます。
でも、残念ながら高い評価を得ることはできないそうです。
重要度が低い仕事はラクな仕事である場合がほとんどです。
それに逃げてはいけないと佐々木さんは警鐘を鳴らしています。
佐々木さんの日常は次のとおりです。
朝５時半に起床。
家事を済ませ７時前に家を出ます。
会社にいる時間は午前８時から午後６時までと決めています。
人と会う面談時間は４０分と決めています。それ以下でもそれ以上でもいけないそうです。
新部署に就任したときにそこでの在籍している期間２，３年と見込み、その間に自身で達成すべき重要な仕事を見定めます。
それを重要度の基準にしているそうです。
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やらない事を決めるのはやりたい事を決めると同じかそれ以上の価値があると思います。一番効率の悪いものを切って、その時間を別の事に使う。そしてまた一番効率の悪いものを切って...と繰り返せば効率の良い仕事が沢山出来るようになりますよね。
メルマガでも評価基準の重要性を説明して頂いています。やらない、というのも一つの評価ですね。しっかりとした自分の物差しをつくらなければ・・。その物差しがあれば入ってくる種々雑多の情報も見る目が変わってくるはず。
仕事の計画を立てる際に、プライオリティー(優先順位)を重視する必要があるということはよく言われます。そちらに力点を置いて手抜きできることもはっきりさせて、何年にもわたってノー残業デーを続けてこられ、子会社とはいえ社長になられた佐々木さんに脱帽です。
私は、同じような意識は持っているつもりですが、奥さんが元気なので、優先順位の低いことにも注力してしまい、時間がないと嘆いています。
くーじゃんさん
そうですね。期間を定め、定期的に重要度調査をするような仕組みをつくるとよいかもしれませんね。なかには社長や上司の思惑とか先代からの記念的な事業など判断に苦しむものもあるかもしれませんが、ここはばっさばっさとどこかの委員会のように整理してみるのも手かもしれませんね。
すずボスさん
ちょっと油断すると情報の洪水ですものね。仕事で読むテキスト量は相当なものです。時間を割り出すためにも評価基準をつくり、たとえばずっと読み続けていた刊行誌など「もう読まない」と見切りをつけるときがきているのかもしれません。
マーさん
うちは奥さんとの時間がもっとも優先順位が高い・・高くないといけないので休みの日は計画が立てやすいのですが、ウイークデーは仕事も仕事外も含め、まだまだ改善の余地がありそうです。メルマガとブログは優先度が高いのですが、その後が成り行きに流されることが多いようです。意思決定するのは自分という強い自覚をもって優先順位、評価基準などをつくっていきたいと思います。