日本ファイナンシャルアカデミー（株）の社長、泉正人さんは１日500通から1000通のメールを受け取るそうです。
その大半は会社内のメーリングリストですが、泉さんはメールの処理についても一定の「仕組み」を施しています。
【本日の紹介図書】
泉正人 1,365円(ダイヤモンド社 2008.9.26)
受け取ったメールの処理方法については次のとおりルールをつくっています。
１「開いたメールは一度しか読まない」
２「判断は５秒以内」
できるだけその場で返信するようにしているそうです。考えがまとまらないときでも「拝見しました」「折り返し返事します」だけでも相手方に送信するようにしています。
３「短く、簡潔に」
社内メールは箇条書きが原則です。
また、テンプレートを用意していて定型的なものはこれを利用するようにしています。
泉さんはメールソフトに「アウトルック」を使っています。
アウトルックの機能を活かして受け取ったメールは処理方法に従って色分けしているそうです。
未処理＝赤
1日以内に処理＝青
返信待ち＝黄
とりあえず保留＝オレンジ
保有（保存）＝緑
処理しなければならないメールを色別に一覧表示できるのでチェックがしやすいそうです。
ところで私kougaiはvistaのウィンドウズメールを使っています。
宣伝、広告類はその場で読まずに削除。
返事しなければいけないメールはできるだけ返事して、その場で返信できないものは「未読」に戻して他の既読メールと区別するようにしています。
ウインドウズメールは「メッセージルール機能」によって差出人や標題に使われている単語によって好きなようにフォルダ分けできますのでこの機能を最大限に活かしています。
また、契約関連、家族関連というようにフォルダをつくっておいて、それらは手動で振り分けるようにしています。
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メールの功罪についてはいろいろ言われるところです。
チェックのための時間が一日の中でもかなりのロスタイムを作っているのは間違いないと思います。
泉さんkouguyさんのように、ルールを決めて整理したり、読んで処理するルールを決めておかないと、時間が失われるなと、はっとしています。
私も返信出来るものは直ぐに返信し、作業が必要なものはＴｏＤｏリストに落とし込んでますね。電子ではなくノートですが。
後は返信待ちや作業後に報告する必要なものは未読にしています。
前回宣言したように今はメールチェックを1日3回もしくは2回にしているのでまだマシですが、未読にするだけだと新規なのか作業中なのか、返信待ちなのか判断がつかないので、もう一度(2度、3度)見てしまうこともしばしば。ロスだと思っていました。
色分けは良いですね。Thunderbirdなのですが、応用できないか考えます。
マーさん
メールで伝えられるものは極力メールを使うという考え方もありますが、事務所によっては隣の人にもメールを出して、隣の人もメールで返信してお互い顔も見合わせないというのは異様な光景もみられることもあれば、口で言えば済むことをわざわざテキストにしなければいけないのかと長々と要領を得ない話を聞かされる人もいるそうで、いろいろ功罪ありますよね。メーリングリストは社長だからすべて知っておきたいという気持ちがあるのでしょうが、とてもマネできません。
くーじゃんさん
私もＴＯＤＯリスト、メモ、スケジュールなどはすべて紙媒体です。泉さんのようにすべてモバイルで済まして、まるで自分の身体の一部のように使いこなしている人を最近見かけるようになりました。ももうちょっと起動時間が短くなり、バッテリー駆動時間が長くなれば考えます。ところでウィンドウズメールは色違いのフラッグを立てることができるのですが、あまり使い勝手はよくありません。まだまだ工夫できるところはあると思います。
kougai さん、おはようございます。
紅林＠朝四時起きの行動マニアです。
ホント、メールは便利なのですが、
ややもするとすぐに時間がたってしまうので
気をつけないといけませんね。
私の場合、差出人と件名で読む、読まないを判断しています。
読んだメールは
Action （アクションが必要なもの）
Hold （保留のもの）
Archive （保管するもの）
と３つのフォルダを作って、整理しています。
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追記ですが、Thunderbirdでもタグを使って整理出来る事が判明しました。
フォルダは会社や送信者別に資料として分類し、作業ベースではタグを使って整理出来そうです。
本当はこれに進捗を追記出来ればいう事無しなのですが、あくまでメールなので「返信」して追記するしかないようです。
紅林＠朝四時起きの行動マニアさん
応援ポチありがとうございます♪
３つのフォルダ分けはスッキリしていていいですね。私の場合、メルマガ配信者の宿命なのかもしれませんが、変なメールがたくさん届くようになり題名や差出人だけでは判断できない巧妙なものまで届く始末で困っています。差出人が男性名で「事務連絡です」などと来るので開けてみると、アッという感じです。
くーじゃんさん
ウインドウズメールではフォルダに分けることしかできませんが、タブが使えるのであれば2次元の世界が3次元になるくらい使い方が広がりますね。